POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA EL USO DE LA APLICACIÓN MÓVIL TRANSROCA ESCOLAR
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos aplicables al tratamiento de los datos personales que sean recolectados, registrados, almacenados, consultados, utilizados, actualizados, gestionados o eliminados en relación con la aplicación móvil TRANSROCA ESCOLAR, utilizada por TRANSTURISMO ROCA S.A.S. para apoyar la gestión, seguimiento y monitoreo de la prestación del servicio de transporte escolar.
Esta política tiene como finalidad informar a los Titulares sobre los datos personales objeto de tratamiento, las finalidades para las cuales son utilizados, los derechos que les asisten, los mecanismos para ejercerlos y las medidas adoptadas para proteger la información.
La presente política es específica para la utilización de la aplicación móvil de monitoreo de rutas y complementa la Política de Tratamiento de Datos Personales de TRANSTURISMO ROCA S.A.S., vigente y publicada en los canales dispuestos por la Empresa.
MARCO NORMATIVO
El tratamiento de los datos personales realizado mediante la aplicación de monitoreo de rutas se desarrolla de conformidad con la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, en especial:
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
TRANSTURISMO ROCA S.A.S identificada con NIT 901.399.148-2 es una empresa especializada en el servicio transporte especial, debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte mediante resolución 20214250030065, con domicilio en la Carrera 78 17 55 Ofc. 602 Edificio Meridiano 13, en la ciudad de Bogotá, Colombia, nos podrá contactar en el teléfono 601 9277692 o a través del correo electrónico pqrs@transroca.com.co.
TRANSTURISMO ROCA S.A.S actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales tratados mediante la aplicación de monitoreo de transporte escolar.
ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA Y PROVEEDORES TECNOLÓGICOS
La aplicación de monitoreo de rutas escolares constituye una herramienta tecnológica utilizada por TRANSTURISMO ROCA S.A.S. para apoyar la gestión del servicio de transporte escolar.
La administración de la información contenida en la plataforma se encuentra a cargo del personal autorizado por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., quien podrá realizar, de acuerdo con las funciones asignadas, actividades de cargue, actualización, consulta, gestión y eliminación de información.
Para el funcionamiento de la aplicación, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá utilizar proveedores y servicios tecnológicos que intervengan en el almacenamiento, procesamiento, transmisión, seguridad y operación de la información, de conformidad con las condiciones aplicables y las medidas de protección implementadas por la Empresa.
La utilización de estos servicios tecnológicos no modifica la condición de TRANSTURISMO ROCA S.A.S. como Responsable del Tratamiento ni las finalidades para las cuales se tratan los datos personales.
El acceso a la información por parte de proveedores tecnológicos estará limitado a lo necesario para la prestación de los servicios tecnológicos correspondientes, de acuerdo con las condiciones aplicables y las medidas de seguridad implementadas.
RECOLECCIÓN Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá recolectar y tratar la información necesaria para el adecuado funcionamiento de la aplicación de monitoreo de rutas y para la prestación y administración del servicio de transporte escolar.
La información podrá ser suministrada por los padres, madres o acudientes durante el proceso de inscripción y contratación del servicio de transporte escolar y posteriormente podrá ser cargada, actualizada, consultada o eliminada en la plataforma por el personal autorizado por TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas y de la información necesaria para la prestación del servicio, podrán ser tratados, entre otros, los siguientes datos:
Datos de padres, madres o acudientes
Datos del estudiante
Información relacionada con la operación de las rutas
Información médica estrictamente necesaria
Esta información será tratada bajo las condiciones especiales aplicables a los datos personales sensibles.
DATOS PERSONALES SENSIBLES
Algunos de los datos que eventualmente pueden ser tratados mediante la aplicación, particularmente la información relacionada con condiciones de salud, tienen la naturaleza de datos personales sensibles.
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. tratará estos datos únicamente cuando sean necesarios para una finalidad legítima y determinada relacionada con la prestación del servicio y cuando se cuente con la autorización correspondiente, salvo las excepciones establecidas por la ley.
El padre, madre o acudiente será informado sobre el carácter sensible de esta información, la finalidad específica para la cual será utilizada y el carácter facultativo de su suministro.
El acceso a esta información estará restringido al personal autorizado que requiera conocerla para el cumplimiento de sus funciones y para las finalidades autorizadas.
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. no solicitará información sensible relacionada con la orientación política, religiosa, sexual o filosófica, origen racial o étnico, pertenencia o participación sindical u otros datos sensibles que no resulten necesarios para la prestación del servicio.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Teniendo en cuenta que la aplicación de monitoreo de rutas está relacionada con la prestación del servicio de transporte escolar, podrán ser tratados datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento de esta información se realizará atendiendo el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales, y estará limitado a las finalidades necesarias para la prestación, gestión, seguimiento y seguridad del servicio de transporte escolar.
La información será suministrada y autorizada por el padre, madre o representante legal del menor, cuando corresponda, y será tratada únicamente para las finalidades informadas.
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. adoptará medidas para restringir el acceso a esta información al personal que, por razón de sus funciones, requiera conocerla.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. solicitará la autorización para el tratamiento de los datos personales mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan obtener y conservar evidencia de la autorización otorgada.
Cuando se trate de información correspondiente a niños, niñas y adolescentes, la autorización será otorgada por el padre, madre o representante legal, según corresponda.
La autorización deberá permitir identificar las finalidades para las cuales serán tratados los datos personales. Tratándose de datos personales sensibles, se informará expresamente al Titular o a quien otorgue la autorización sobre:
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. conservará los mecanismos o registros que permitan demostrar la obtención de la autorización cuando esta sea exigible. La descarga o utilización de la aplicación, por sí sola, no se entenderá como autorización para el tratamiento de datos personales sensibles.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales tratados mediante la aplicación de monitoreo de rutas podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:
GEOLOCALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE VEHÍCULOS
La aplicación de monitoreo de rutas utiliza información de geolocalización relacionada con los vehículos que prestan el servicio de transporte escolar.
La información de ubicación podrá incluir la posición del vehículo, recorridos, desplazamientos, fecha y hora, y demás información necesaria para realizar el seguimiento operacional.
La información de geolocalización será utilizada principalmente para:
El acceso a la información de geolocalización estará limitado al personal y usuarios autorizados de acuerdo con sus funciones y permisos.
DEBERES DE TRANSTURISMO ROCA S.A.S. COMO RESPONSABLE
TRANSTURISMO ROCA S.A.S., como Responsable del Tratamiento, cumplirá los deberes establecidos en la normativa aplicable, entre ellos:
PERSONAL AUTORIZADO Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
El acceso a los datos personales administrados mediante la aplicación estará restringido al personal autorizado por TRANSTURISMO ROCA S.A.S. de acuerdo con las funciones que tenga asignadas.
El personal autorizado podrá realizar actividades de cargue, consulta, actualización, modificación o eliminación de información cuando estas actividades sean necesarias para la administración de la plataforma y la prestación del servicio.
Las personas autorizadas para acceder a la información estarán sujetas a deberes de confidencialidad y deberán utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas por TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tiene derecho a:
Cuando se trate de datos de niños, niñas o adolescentes, estos derechos serán ejercidos por sus padres, representantes legales o por quien corresponda conforme a la legislación aplicable.
MEDIOS DE CONTACTO
El Titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida a:
TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
Carrera 78 No. 17-55, Oficina 602, Edificio Meridiano 13
Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico: pqrs@transroca.com.co
Teléfono: 601 9277692
También podrá consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de TRANSTURISMO ROCA S.A.S. a través de: www.transroca.com.co
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS
El Titular podrá ejercer sus derechos ante TRANSTURISMO ROCA S.A.S realizando previa solicitud por medio de los canales ya mencionados. Siendo necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto físico, electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar respuesta a su solicitud.
Toda solicitud o reclamo debe contener un Documento que acredite la identidad del Titular.
Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
El Titular de los datos personales puede revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. El Titular deberá informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el Titular manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar. De acuerdo con el Capítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015, los tiempos de respuesta se gestionarán de la siguiente manera:
Consultas (Saber qué datos tiene la empresa): Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible resolverla en dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y se fijará una fecha de respuesta que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos (Actualizar, corregir, suprimir datos o revocar autorización): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane los fallos; si pasan dos (2) meses sin que el usuario responda, se entenderá que desistió. Si no es posible atender el reclamo en el plazo inicial, se informará al usuario y se dará respuesta en un término máximo de ocho (8) días hábiles posteriores.
Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no expongan de manera expresa los hechos que permitan a TRANSTURISMO ROCA S.A.S atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud para que haga llegar la información necesaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, de no hacer llegar las aclaraciones solicitadas se considerará como desistida la petición.
CONFIDENCIALIDAD
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. tratará los datos personales bajo condiciones de confidencialidad y únicamente para las finalidades informadas y autorizadas o aquellas permitidas por la legislación aplicable.
El acceso a la información estará limitado al personal y terceros autorizados que requieran conocerla para el cumplimiento de sus funciones o para la prestación de los servicios tecnológicos y operativos relacionados con la aplicación.
Las personas que tengan acceso a información personal estarán sujetas a obligaciones de confidencialidad.
La información podrá ser suministrada a autoridades administrativas o judiciales cuando exista obligación legal o requerimiento legítimo para ello.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas razonables y necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o tratamiento no autorizado. Se implementarán controles de acceso y administración de usuarios de acuerdo con las funcionalidades disponibles en la plataforma.
Los datos almacenados mediante servicios tecnológicos de terceros estarán sujetos, además, a las medidas de seguridad y condiciones técnicas propias de dichos servicios.
Los usuarios deberán adoptar medidas razonables para proteger sus credenciales de acceso y evitar compartirlas con terceros no autorizados.
Cuando se presente un incidente de seguridad que pueda comprometer datos personales, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. adoptará las medidas correspondientes de gestión, contención y, cuando resulte aplicable, comunicación a los Titulares o a las autoridades competentes.
ALMACENAMIENTO Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS DE TERCEROS
Para el funcionamiento de monitoreo de rutas, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. utiliza servicios tecnológicos de terceros.
La información será tratada únicamente para las finalidades previstas en esta política y estará sujeta a las condiciones de seguridad, privacidad y tratamiento aplicables a los servicios tecnológicos utilizados.
Cuando corresponda, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. adoptará las medidas contractuales, técnicas y administrativas necesarias para garantizar la protección de los datos personales tratados mediante dichos servicios.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá realizar transferencias o transmisiones de datos personales a terceros cuando ello sea necesario para la prestación del servicio, la operación de la aplicación, el almacenamiento de información, la prestación de servicios tecnológicos, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales o cualquiera de las finalidades previstas en esta política.
En los casos en que TRANSTURISMO ROCA S.A.S. utilice servicios de infraestructura tecnológica o almacenamiento en la nube provistos por terceros cuyos servidores se encuentren ubicados fuera del territorio nacional (tales como Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure o similares), dicha operación se realizará bajo la modalidad de Transmisión Internacional de Datos. Para el efecto, la Empresa garantizará que los proveedores seleccionados cuenten con certificaciones internacionales de seguridad de la información y cumplan con los estándares de nivel adecuado de protección exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
En los casos en que sea necesario, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. implementará los mecanismos jurídicos, contractuales y técnicos correspondientes para proteger la información personal.
CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, durante la vigencia de la relación contractual correspondiente y mientras exista una obligación legal, contractual, administrativa o judicial que justifique su conservación.
Los datos personales tratados mediante la aplicación serán conservados durante el período de prestación del servicio de transporte escolar. Una vez finalizada la prestación del servicio para el estudiante y cumplidas las finalidades para las cuales fueron incorporados a la aplicación, dichos datos serán eliminados de la plataforma, sin perjuicio de la conservación de aquellos datos o documentos que TRANSTURISMO ROCA S.A.S. deba mantener por disposición legal, contractual o para atender obligaciones administrativas, judiciales o reclamaciones relacionadas con el servicio.
USO DE LA APLICACIÓN Y CREDENCIALES DE ACCESO
El acceso a las funcionalidades de la aplicación podrá requerir mecanismos de autenticación definidos por TRANSTURISMO ROCA S.A.S. Las credenciales de acceso son personales y deberán ser utilizadas únicamente por el usuario autorizado.
El usuario deberá adoptar medidas razonables para evitar que terceros accedan a sus credenciales. Cuando el usuario detecte un acceso no autorizado o una situación que pueda comprometer la seguridad de su cuenta, deberá informarlo a TRANSTURISMO ROCA S.A.S. a través de los canales establecidos.
CAMBIOS EN LAS FINALIDADES
Cuando TRANSTURISMO ROCA S.A.S. pretenda realizar un tratamiento de datos personales para una finalidad sustancialmente diferente de aquellas informadas al Titular y para la cual resulte necesaria una nueva autorización, se procederá de conformidad con la legislación aplicable.
Las modificaciones de esta política serán informadas a través de los medios establecidos por TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá actualizar o modificar la presente política cuando resulte necesario, especialmente cuando se presenten cambios normativos, tecnológicos, operativos o en las funcionalidades de la aplicación de monitoreo de rutas.
La versión vigente estará disponible para consulta a través de los medios dispuestos por la Empresa. Cuando una modificación implique cambios en las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización, esta será solicitada de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
VIGENCIA
La presente política rige a partir de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras se encuentre en funcionamiento la aplicación de monitoreo de rutas o mientras TRANSTURISMO ROCA S.A.S. realice tratamiento de datos personales relacionados con esta.
Los datos personales tratados mediante la aplicación serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones contractuales y las obligaciones legales aplicables.
Versión 2, emitida en Bogotá, D.C., en septiembre 30 de 2026.
Cordialmente,
ERIKA MARCELA CASTRO L.
Representante legal