POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TRANSTURISMO ROCA S.A.S.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de TRANSTURISMO ROCA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

MARCO NORMATIVO

A continuación, se presenta la normatividad vigente en Colombia para la seguridad de la información y en especial, acerca de la Protección de los Datos Personales:

• Constitución Política, Artículo 15: Tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
• Constitución Política, Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S identificada con NIT 901.399.148-2 es una empresa especializada en el servicio transporte especial, debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte mediante resolución 20214250030065, con domicilio en la Carrera 78 17 55 Ofc. 602 Edificio Meridiano 13, en la ciudad de Bogotá, Colombia, nos podrá contactar en el teléfono 601 92 776 92 o a través del correo electrónico comercial@transroca.com.co.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S actúa como Responsable del Tratamiento de los datos registrados en sus bases de datos y no tiene asignado ningún Encargado del Tratamiento de datos externo a la empresa.

AUTORIZACIÓN.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S., sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y en el ejercicio propio de sus funciones:

• Solicitará en el momento de la recolección del dato personal, la autorización del titular para el tratamiento de estos.
• La autorización se debe obtener por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o en cualquier otro mecanismo que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
• Conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares.
• Se acogerá a los casos en que no es necesaria la autorización, relacionados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como el ingreso a las instalaciones con conocimiento de los sistemas de videovigilancia.

Casos en que no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por la Empresa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos, científicos.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD.

El tratamiento que realizará TRANSTURISMO ROCA S.A.S., con la información personal para el cumplimiento de los objetivos misionales se realizará únicamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las específicas otorgadas por el titular, incluyendo las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con capacitaciones, noticias de la empresa, o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Suministrar la información a terceros con los cuales TRANSTURISMO ROCA S.A.S., tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual TRANSTURISMO ROCA S.A.S., tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
• La elaboración de estudios técnico – actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias de mercado y, en general, investigaciones de campo y de tipo académico.
• Prestar los servicios ofrecidos por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., y aceptados en el contrato suscrito entre las partes.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o de prestación de servicios, según lo disponga la ley.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo, y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Garantizar la seguridad en las instalaciones y fuera de ellas, cuando corresponda, en cumplimiento del programa de seguridad y salud en el trabajo y el plan de seguridad vial, según aplique.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S. asegurará que, en el manejo de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respete sus derechos fundamentales, así como garantizará que dicha información sea utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1337 de 2013 así:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 15 81 de 2012 y en el Decreto 1337 de 2013.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de la información que reposa en las bases de datos de TRANSTURISMO ROCA S.A.S tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, verificar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Tener acceso en cualquier momento a la política de tratamiento de datos que se le aplica a sus datos personales.
• Tener conocimiento del medio de contacto por el cual puede acceder a sus derechos como Titular ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.
• Revocar total o parcialmente la autorización del tratamiento de sus datos por parte de TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
• En caso de revocatoria total por parte del Titular TRANSTURISMO ROCA S.A.S solo podrá usar los datos en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones o incumplimiento al régimen de protección de datos personales.

MEDIOS DE CONTACTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

El Titular podrá ejercer sus derechos sobre sus datos personales haciendo solicitud escrita o vía correo electrónico.

• Por solicitud escrita a la dirección comercial de la empresa TRANSTURISMO ROCA S.A.S, siendo la Carrera 78 # 157– 55 Ofc. 602 Edificio meridiano 13, Bogotá, Colombia.
• Por correo electrónico a la dirección comercial@transroca.com.co

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES O RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR

El Titular podrá ejercer sus derechos ante TRANSTURISMO ROCA S.A.S realizando previa solicitud por medio de los canales ya mencionados. Siendo necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto físico, electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar respuesta a su solicitud.

• Toda solicitud o reclamo debe contener un Documento que acredite la identidad del Titular.
• Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

El Titular de los datos personales puede revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. El Titular deberá informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el Titular manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.

Toda solicitud será atendida en un plazo máximo de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la solicitud. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes o no expone de manera clara los hechos que permitan a TRANSTURISMO ROCA S.A.S atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud para que haga llegar la información necesaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, de no hacer llegar las aclaraciones solicitadas se considerará como desistida la petición.

CONFIDENCIALIDAD

TRANSTURISMO ROCA S.A.S no vende, comercializa, comparte, ni transfiere la información personal que el Titular entregue y de la cual haga Tratamiento, excepto en los casos permitidos por la ley. La información personal entregada por los Titulares sólo es accesible por un número limitado de personas que tienen permisos especiales para ingresar a estos sistemas y que están comprometidos a mantener la confidencialidad de los datos. En todos los casos TRANSTURISMO ROCA S.A.S realiza acuerdos de confidencialidad con las personas que tienen acceso a la información, para garantizar el respeto de la misma.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

TRANSTURISMO ROCA S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad aplicable sobre protección de datos personales, garantiza la confidencialidad, seguridad y adecuada gestión de la información sensible recolectada durante la aplicación de pruebas de detección de alcohol o sustancias psicoactivas.

• Se obtendrá consentimiento expreso y previo del titular, salvo en los casos excepcionales establecidos por la ley.
• Los resultados obtenidos serán tratados exclusivamente por el personal autorizado, y solo se divulgarán a quienes estrictamente requieran conocerlos para tomar decisiones en el marco de las funciones legales y contractuales, tales como: el Coordinador de HSEQ, la Gerencia General, el personal médico autorizado, y el propietario del vehículo cuando aplique.
• Toda la información será almacenada bajo estrictas medidas de seguridad, no será utilizada para fines distintos a los establecidos en la política de prevención del consumo y estará sujeta a los derechos de consulta, rectificación o supresión por parte del titular. La empresa reitera su compromiso con el respeto por los derechos fundamentales, especialmente el derecho a la intimidad, dignidad y debido proceso.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TRANSTURISMO ROCA S.A.S adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, para evitar la pérdida, consulta, mal uso o acceso no autorizado a los datos, advirtiendo que, si bien se adoptan medidas razonables de protección conforme a los estándares del sector, ningún sistema resulta completamente inmune a riesgos de seguridad inherentes al uso de tecnologías de la información., por tal motivo TRANSTURISMO ROCA S.A.S no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a las bases de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o almacenamiento de los datos. TRANSTURISMO ROCA S.A.S informará en la medida de sus facultados a los Titulares de la información de cualquier evento de robo, acceso o pérdida de la información donde puedan estar involucrados sus datos.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S, ha establecido mecanismos de control con el fin de impedir que personas ajenas puedan ingresar y obtener la información.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

En concordancia con la ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y den cumplimiento con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.

• Esta prohibición tendrá excepción cuando se trate de:
• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

ACTUALIZACIÓN,  VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE DATOS

sta Política fue aprobada por la Alta Dirección de TRANSTURISMO ROCA S.A.S. y entra en vigencia a partir de su publicación. Su aplicación será indefinida, y podrá actualizarse conforme a las disposiciones que emita la Superintendencia de Industria y Comercio u otros entes regulatorios.

Cualquier cambio sustancial en esta Política será informado oportunamente a los titulares mediante los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web institucional: https://www.transroca.com.co/tratamiento-de-datos-personales.

Los datos personales serán tratados mientras persista la finalidad autorizada por el titular o exista un deber legal o contractual para conservarlos. Cumplidas dichas finalidades, los datos serán eliminados de las bases institucionales, salvo que medie disposición legal en contrario.

Emitida en Bogotá, D.C., en junio de 2025.